Quản lý thời gian dự án

Lịch trình dự án và tầm quan trọng 📅

Hiểu về lịch trình dự án

Lịch trình dự án (Project Schedule) cung cấp một bản kế hoạch chi tiết thể hiện toàn bộ các công việc cần thực hiện, thời gian bắt đầu - kết thúc, mốc quan trọng (milestone), và thứ tự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ trong dự án.

👉 Nói cách khác, nó giống như “bản đồ thời gian” của dự án, nơi mọi thành viên đều biết mình phải làm gì, khi nào, và trong bao lâu để hoàn thành sản phẩm bàn giao cuối cùng.

Theo PMI (Project Management Institute), lịch trình dự án cung cấp kế hoạch mô tả cách thức và thời điểm mà dự án sẽ bàn giao sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả đã được định nghĩa trong phạm vi dự án.

Lịch trình không chỉ đơn thuần là danh sách việc làm, mà còn là công cụ giao tiếp, căn cứ báo cáo tiến độ và quản lý mong đợi của các bên liên quan.

Tầm quan trọng của lịch trình dự án

Lịch trình đóng vai trò cực kỳ quan trọng vì nó giúp điều phối và kiểm soát một trong ba yếu tố cốt lõi (bộ 3 ràng buộc) làm nên sự thành công của dự án đó là thời gian. Cụ thể, lịch trình mang lại nhiều giá trị như sau:

Cơ sở để theo dõi và kiểm soát tiến độ

Nhờ có lịch trình, nhà quản lý dự án dễ dàng so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch, nhận biết sớm các rủi ro trễ hạn và điều chỉnh kịp thời.

Ví dụ: nếu nhiệm vụ “Phân tích yêu cầu” kéo dài hơn 2 tuần so với dự kiến, lịch trình sẽ giúp xác định chuỗi công việc liên quan bị ảnh hưởng và đưa ra giải pháp điều chỉnh.

Công cụ giao tiếp giữa các bên liên quan

Lịch trình là ngôn ngữ chung giữa nhà quản lý, nhóm phát triển, khách hàng và nhà tài trợ.
Nó giúp tất cả các bên có cùng nhận thức về tiến độ và mong đợi thực tế của dự án.

Ví dụ, khi khách hàng yêu cầu thay đổi tính năng, nhà quản lý có thể dùng lịch trình để minh chứng rằng thay đổi này sẽ làm trễ 1 tuần giai đoạn kiểm thử – giúp ra quyết định có cân nhắc hơn.

Hỗ trợ quản lý tài nguyên và nhân lực

Một lịch trình rõ ràng cho phép phân bổ nguồn lực hợp lý: ai làm gì, khi nào, có chồng chéo không. Điều này giúp tránh lãng phí thời gian, tối ưu hiệu suất của nhóm, đặc biệt quan trọng trong dự án phần mềm lớn có nhiều nhóm phát triển song song.

Là căn cứ cho báo cáo và đánh giá tiến độ

Nhà quản lý dự án dựa vào lịch trình để báo cáo tình trạng thực tế (status report) và đưa ra dự đoán (forecast) về thời gian hoàn thành. Điều này giúp ban lãnh đạo, khách hàng và các bên tài trợ nắm rõ tình hình dự án, đồng thời tăng tính minh bạch trong quản lý.

Lưu ý

Trong bộ 3 ràng buộc, phạm vi và chi phí có thể được tính toán, đo đếm và thương lượng với các bên liên quan để điều chỉnh. Nhưng thời gian là một yếu tố đặc biệt, vì khi đã xác định được mốc thời gian hoàn thành, các bên liên quan thường ghi nhớ mốc này và ít quan tâm đến điều chỉnh phạm vi và nguồn lực liên quan.

Quy trình quản lý thời gian của dự án

Quản lý thời gian dự án là một trong những quy trình quan trọng của quản lý dự án nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn đã được xác định. Quy trình này bao gồm các quy trình con sau đây:

1. Lập kế hoạch quản lý thời gian: Là quá trình xác định phương pháp, công cụ và kỹ thuật sẽ được sử dụng để lập, thực hiện và kiểm soát lịch trình của dự án.

2. Xác định công việc: Là quá trình xác định những công việc cụ thể mà các thành viên của đội dự án và các bên liên quan cần thực hiện để hoàn thành sản phẩm bàn giao của dự án.

3. Xác định mối quan hệ giữa các công việc: Là quá trình xác định các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc của dự án để có thể sắp xếp thứ tự thực hiện hợp lý, làm cơ sở cho việc lập lịch trình.

4. Ước lượng nguồn lực cho công việc: Là quá trình ước lượng loại và số lượng tài nguyên cần thiết cho từng công việc của dự án, bao gồm nguồn lực của tổ chức và dự án, số người tham gia và người chịu trách nhiệm cho công việc đó.

5. Ước lượng khoảng thời gian thực hiện mỗi công việc: Là quá trình ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc, thường được biểu thị theo giờ, ngày, tuần hoặc tháng, tùy theo quy mô và đặc điểm của dự án.

6. Tạo lập lịch trình dự án: Là quá trình tổng hợp toàn bộ thông tin về các công việc, mối quan hệ, nguồn lực và thời gian thực hiện để tạo ra lịch trình tổng thể của dự án.

7. Kiểm soát lịch trình dự án: Là quá trình theo dõi tình trạng tiến độ dự án, so sánh với kế hoạch ban đầu, phát hiện sai lệch và đưa ra biện pháp điều chỉnh, đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn đã đặt ra.

Lập kế hoạch quản lý lịch trình dự án 📜

Quy trình đầu tiên trong quản lý thời gian của dự án là lập kế hoạch quản lý lịch trình (Schedule Management Plan). Thông thường, khi dự án mới khởi động, bản thông tin sơ bộ đã nêu ra thời điểm bắt đầu và kết thúc dự kiến của dự án. Nhưng chỉ có vậy thôi chưa đủ, nhà quản lý dự án cần xây dựng kế hoạch chi tiết hơn để đảm bảo rằng toàn bộ tiến độ thực tế sẽ bám sát và đạt được các mốc thời gian đó ⏰.

Bản kế hoạch quản lý lịch trình này không chỉ dựa trên thông tin ban đầu, mà còn cần phân tích thêm từ nguồn lực tổ chức, chính sách nội bộ, và đặc thù của dự án để đảm bảo tính khả thi.

👉 Tùy theo quy mô và độ phức tạp, bản kế hoạch có thể rất chi tiết (với các quy trình cụ thể, biểu mẫu, định dạng, phương pháp quản lý) hoặc đơn giản (chỉ liệt kê thông tin chính).

Bản kế hoạch này thông thường bao gồm các nội dung sau:

1. Thông tin xây dựng lịch trình dự án Đây là phần cốt lõi, bao gồm:

   • Danh sách các công việc cần thực hiện.
   • Ước lượng thời gian cần thiết cho từng công việc.
   • Mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc (việc nào phải hoàn thành trước, việc nào có thể song song).
   • Các yếu tố ảnh hưởng khác cần được xem xét khi tạo lịch trình. Mục tiêu là có đủ dữ liệu để tạo lập lịch trình cho toàn dự án.

2. Phương pháp tạo lập lịch trình Phần này mô tả công cụ hoặc kỹ thuật được dùng để lập lịch. Ví dụ:

   • Dự án lớn và phức tạp có thể dùng phương pháp đường găng (Critical Path Method - CPM) để phân tích và tìm ra chuỗi công việc quan trọng nhất ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án.
   • Dự án vừa và nhỏ có thể dùng phương pháp tính xuôi - tính ngược (forward/backward pass) để xác định thời gian bắt đầu sớm nhất, muộn nhất, thời gian kết thúc cho từng công việc.
   • Dự án đơn giản hơn có thể chỉ cần liệt kê các mốc chính (milestones) và quản lý theo các mốc đó.

Mẹo

Trong thực tế, việc kết hợp CPM và biểu đồ Gantt sẽ giúp trực quan hóa lịch trình tốt hơn rất nhiều.

3. Mức độ chính xác và đơn vị đo lường Phần này quy định rõ:

   • Đơn vị thời gian được sử dụng (giờ, ngày, tuần, tháng).
   • Mức độ chính xác của ước lượng (ví dụ ±10%, ±15%…).
     Điều này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy của tiến độ tổng thể và dự toán chi phí.

4. Ngưỡng giới hạn cho mỗi đầu việc

   • Do mọi giá trị thời gian đều chỉ là ước lượng, nên khi triển khai thực tế sẽ có sai khác.
   • Kế hoạch cần thiết lập giới hạn trên và dưới (upper & lower bounds) cho mỗi công việc.
   • Nếu giá trị thực tế vượt ngoài phạm vi cho phép, điều đó báo hiệu rằng một sự cố, thay đổi, hoặc rủi ro không lường trước đã xảy ra. 👉 Nhà quản lý dự án cần ngay lập tức xem xét, phân tích nguyên nhân và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

5. Quy tắc đo lường thông số của dự án Trong quản lý tiến độ, chỉ lập lịch trình thôi là chưa đủ, ta còn cần các quy tắc đo lường (measurement rules) để biết tiến độ thực tế đang đi đúng hướng hay bị lệch.
   Các quy tắc này giúp ta đánh giá và báo cáo chính xác trạng thái tiến độ, thường bao gồm:

   • Thời điểm đo lường: quy định rõ bao lâu thì cập nhật tiến độ một lần. VD: hàng tuần, sau mỗi Sprint (với Agile) hoặc vào cuối mỗi giai đoạn (với Waterfall).
   • Đơn vị đo: dùng gì để đo? Có thể là “phần trăm hoàn thành (%)”, “số giờ công đã sử dụng”, “số chức năng đã hoàn thiện”, “số bug đã xử lý”, …
   • Phương pháp đo:
     • Đo theo công việc: dựa vào tỷ lệ hoàn thành của từng đầu việc trong WBS.
     • Đo theo giá trị thu được (Earned Value Management - EVM): kết hợp giữa thời gian, chi phí và khối lượng công việc để xác định giá trị thực tế đạt được so với kế hoạch.
     • Đo theo mốc (milestone): so sánh thời điểm hoàn thành mốc thực tế với mốc dự kiến. 💡 Mục tiêu: Các quy tắc đo lường này giúp đội dự án phát hiện sớm sai lệch và chủ động điều chỉnh kế hoạch, thay vì chỉ phản ứng khi trễ hạn.

6. Định dạng báo cáo Bản kế hoạch quản lý lịch trình cũng phải chỉ rõ định dạng (format) của các loại báo cáo tiến độ. Phần này đảm bảo rằng mọi người trong dự án đều hiểu và trình bày dữ liệu thống nhất, tránh rối loạn hoặc thiếu thông tin. Các yếu tố thường được quy định bao gồm:

   • Loại báo cáo: Báo cáo tiến độ hàng tuần, Báo cáo tình trạng công việc, Báo cáo chậm trễ (Delay Report), Báo cáo tổng hợp tháng, …
   • Cấu trúc báo cáo: mỗi báo cáo cần có các phần như:
     • Tổng quan tiến độ chung
     • Các công việc đã hoàn thành / đang làm / sắp tới
     • Những rủi ro hoặc vấn đề ảnh hưởng đến lịch trình
     • Kế hoạch hành động khắc phục
   • Phương thức trình bày:
     • Văn bản (Word, PDF)
     • Bảng biểu, biểu đồ Gantt, biểu đồ Burndown
     • Dashboard trên công cụ quản lý (MS Project, Jira, Trello, …)
   • Tần suất và đối tượng nhận báo cáo: ví dụ:
     • Báo cáo tuần gửi cho nhóm dự án
     • Báo cáo tháng gửi cho ban lãnh đạo hoặc khách hàng

7. Mô tả về quy trình Phần cuối cùng của bản kế hoạch quản lý lịch trình là mô tả chi tiết về quy trình tiến hành công việc quản lý lịch trình. Nó giống như “bản hướng dẫn thao tác” giúp mọi người biết rõ ai làm gì, làm khi nào và theo bước nào. Một quy trình quản lý lịch trình thường bao gồm các nội dung sau:

   1. Cách thức thu thập thông tin tiến độ:
      • Ai chịu trách nhiệm cập nhật tiến độ từng đầu việc?
      • Dữ liệu được lấy từ đâu? (ví dụ: bảng WBS, công cụ Jira, biên bản họp tuần, …)
   2. Phương pháp phân tích thông tin:
      • Tiến độ được đánh giá theo tiêu chí nào (so sánh với kế hoạch, xem xét giá trị thu được, tỷ lệ công việc hoàn thành, …)
      • Ai chịu trách nhiệm xác nhận dữ liệu này là hợp lệ?
   3. Cách xử lý sai lệch tiến độ:
      • Khi có độ trễ, đội dự án cần lập báo cáo nguyên nhân, đưa ra giải pháp điều chỉnh (tăng nhân lực, điều chỉnh phạm vi, chia nhỏ công việc, …)
      • Quy trình phê duyệt thay đổi thời gian cũng được mô tả rõ trong phần này.
   4. Cập nhật kế hoạch:
      • Khi có sự thay đổi (yêu cầu mới, thay đổi nhân lực, rủi ro xảy ra…), kế hoạch lịch trình được cập nhật theo phiên bản mới, có ngày hiệu lực và người phê duyệt.

Mẹo

Phần này nên được mô tả bằng sơ đồ quy trình (Process Flow) hoặc bảng các bước, để người đọc dễ theo dõi và áp dụng thực tế.

Xác định chi tiết công việc 🧩

Ta đã tìm hiểu về quy trình và các phương pháp quản lý phạm vi công việc của dự án. Tuy nhiên, phần “xác định phạm vi” chỉ mới dừng lại ở việc mô tả những gì cần làm và không cần làm, chứ chưa đủ chi tiết để hình thành nên các sản phẩm bàn giao (deliverables) cụ thể của dự án.

Ví dụ, khi ta nói “dự án có cung cấp chức năng quản lý người dùng hay không” - đó mới là phạm vi tổng thể. Nhưng để lập được lịch trình chi tiết, ta phải “bẻ nhỏ” nó ra thành các công việc cụ thể như:

• Lập trình chức năng thêm người dùng
• Lập trình chức năng sửa, xóa, tìm kiếm người dùng
• Hiển thị danh sách người dùng
• Viết test case và kiểm thử cho từng chức năng

👉 Như vậy, việc xác định chi tiết công việc (Define Activities) chính là quá trình chuyển từ phạm vi tổng thể sang các hoạt động cụ thể có thể quản lý được, nhằm giúp đội dự án dễ dàng lập kế hoạch, phân công và theo dõi tiến độ.

Đầu ra của quy trình

Sau khi hoàn thành việc xác định chi tiết công việc, ta thu được:

1. Danh sách các công việc cần làm trong dự án (Activity List)
2. Thuộc tính của từng công việc (Activity Attributes) – bao gồm mô tả, người phụ trách, tài nguyên cần dùng, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ràng buộc, giả định, v.v.
3. Các mốc thời gian quan trọng (Milestones) – ví dụ: hoàn thành thiết kế tổng thể, hoàn thành module đăng nhập, hoàn thành kiểm thử hệ thống, …
4. Cập nhật cho bản kế hoạch quản lý dự án (Project Management Plan Updates) – để đảm bảo toàn bộ thông tin mới đều được đồng bộ.

Danh sách công việc

Danh sách công việc là bảng chứa toàn bộ các hoạt động cần được thực hiện trong dự án. Mỗi dòng của bảng thường bao gồm: Tên công việc, Mã định danh (ID), Mô tả ngắn gọn. Ngoài ra, để phục vụ cho việc lập lịch, mỗi công việc còn được gắn thêm các thông tin như:

• Công việc trước và sau nó là gì
• Mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc
• Tài nguyên cần thiết
• Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, giả định và ràng buộc liên quan

Các thông tin này cần phải thống nhất và nhất quán với WBS (Work Breakdown Structure) - tức là bảng phân rã công việc đã được xây dựng từ giai đoạn quản lý phạm vi.

Hiện nay, phần lớn đội dự án đều quản lý danh sách này bằng các phần mềm quản lý dự án như MS Project, Jira, ClickUp, Asana, Wrike, … - giúp cập nhật tự động và theo dõi tiến độ dễ dàng hơn.

Các mốc thời gian quan trọng

Bên cạnh việc liệt kê công việc, ta cũng cần xác định các mốc quan trọng của dự án – những thời điểm đánh dấu bước tiến đáng kể trong quá trình thực hiện.
Ví dụ:

• Hoàn thành thu thập yêu cầu
• Hoàn thành thiết kế tổng thể
• Hoàn thành thiết kế chi tiết
• Hoàn thành lập trình và kiểm thử chức năng chính

Lưu ý

Không phải mọi công việc nhỏ đều là một mốc quan trọng. Ta chỉ nên chọn những sự kiện lớn, quan trọng và có thể quan sát được làm mốc. Ví dụ: “hoàn thành module quản lý người dùng” là mốc hợp lý, nhưng “hoàn thành chức năng thêm người dùng” thì quá nhỏ để được xem là milestone.

Mục đích của việc xác định chi tiết công việc

Mục tiêu chính là giúp mọi thành viên và bên liên quan hiểu rõ công việc cần tiến hành, để hoàn thành sản phẩm mong muốn. Mỗi công việc được định nghĩa đầy đủ phải bao gồm:

• Sản phẩm đầu ra (deliverable)
• Giả định khi tiến hành
• Ràng buộc (constraints)

Sau đó, đội dự án sẽ rà soát và thống nhất với các bên liên quan để có danh sách công việc cuối cùng, làm cơ sở cho bước kế tiếp là lập lịch trình dự án (Scheduling).

Tạo lập lịch trình dự án ✍️

Sau khi đã xác định được các hoạt động cần thiết và ước lượng thời gian cho từng hoạt động, bước tiếp theo trong quản lý thời gian là lập lịch trình dự án (Project Scheduling).

Mục tiêu của bước này là sắp xếp trình tự các công việc, xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng và phân bổ thời gian hợp lý để hình thành một lịch trình khả thi, tối ưu cho toàn dự án. Lịch trình dự án là xương sống của kế hoạch thực hiện, giúp nhà quản lý dự án theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực, và nhận diện đường găng (Critical Path) - chuỗi công việc quyết định trực tiếp đến thời gian hoàn thành dự án.

Tóm lại, lập lịch trình là bước biến các ước lượng thành kế hoạch hành động cụ thể, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng thứ tự, đúng thời điểm và trong phạm vi thời gian cho phép.

Quan hệ phụ thuộc

Khi lập lịch trình dự án, việc xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các đầu việc (tasks) là cực kỳ quan trọng. Nhà quản lý dự án cần làm việc chặt chẽ với các thành viên để xác định:

• Công việc nào phải được làm trước
• Công việc nào phải làm sau
• Có công việc nào có thể thực hiện song song được hay không

Chính mối quan hệ này sẽ giúp xác lập thứ tự công việc hợp lý, từ đó vẽ được biểu đồ mạng lưới công việc và phân tích được đường găng (critical path) của dự án sau này.

Về cơ bản, trong quản lý dự án có ba loại quan hệ phụ thuộc chính như sau 👇

Sự phụ thuộc cứng

Đây là những mối quan hệ mang tính bắt buộc về mặt bản chất của công việc, tức là công việc sau không thể thực hiện nếu công việc trước chưa hoàn thành.

Ví dụ

Không thể tiến hành kiểm thử phần mềm trước khi hoàn tất công việc lập trình.

👉 Sự phụ thuộc này mang tính logic nội tại của dự án, không thể thay đổi hay điều chỉnh theo ý muốn.

Sự phụ thuộc mềm

Đây là những phụ thuộc được xác lập bởi nhóm dự án, không bắt buộc về mặt kỹ thuật, mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm hoặc thực hành tốt (best practice) trong các dự án trước đó.

Ví dụ

Nhóm dự án không nên bắt đầu thiết kế và lập trình khi bản đặc tả yêu cầu chưa được nhà tài trợ phê duyệt.

💡 Mối phụ thuộc mềm có thể hạn chế sự linh hoạt trong kế hoạch, nhưng nếu được sử dụng hợp lý, nó giúp sắp xếp công việc khoa học và tận dụng hiệu quả quỹ thời gian của từng thành viên. Tuy nhiên, nhà quản lý cần thận trọng vì việc áp dụng cứng nhắc có thể làm giảm khả năng thích ứng khi dự án thay đổi.

Sự phụ thuộc bên ngoài

Đây là những mối quan hệ mà công việc của dự án phụ thuộc vào các yếu tố hoặc hoạt động bên ngoài dự án.

Ví dụ

Dự án cần kiểm thử hệ thống trên thiết bị phần cứng mới, nhưng việc nhận được thiết bị đó lại phụ thuộc vào nhà cung cấp bên ngoài. Nếu họ giao trễ, tiến độ kiểm thử sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

⚙️ Đây là loại phụ thuộc khó kiểm soát nhất vì nằm ngoài phạm vi ảnh hưởng trực tiếp của nhóm dự án. Do đó, cần theo dõi sát sao, lập kế hoạch dự phòng (contingency plan) để giảm thiểu rủi ro.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt (Gantt Chart) là một công cụ kinh điển và phổ biến nhất để biểu diễn lịch trình dự án (project schedule) dưới dạng đồ họa trực quan, giúp nhà quản lý dự án dễ dàng nhìn thấy tiến độ, mốc thời gian và mối liên hệ giữa các công việc.

Định nghĩa và vai trò

Biểu đồ Gantt thể hiện danh sách các đầu việc (tasks) của dự án kèm theo ngày bắt đầu và kết thúc tương ứng. Vì mỗi đầu việc được biểu diễn bằng một thanh ngang (bar) trên trục thời gian, nên biểu đồ Gantt còn được gọi là biểu đồ thanh (Bar Chart).

Biểu đồ Gantt giúp:

• Thấy rõ toàn bộ kế hoạch dự án chỉ trong một khung nhìn.
• Nhận biết các mốc quan trọng (milestones) và thứ tự phụ thuộc giữa các công việc.
• Hỗ trợ theo dõi và kiểm soát tiến độ - dễ dàng phát hiện việc nào đang trễ hạn hay sắp tới hạn.

Các thành phần chính trong Gantt

Ví dụ: Biểu đồ Gantt của dự án “Hệ thống quản lý các mối quan hệ cá nhân” minh họa đầy đủ các yếu tố sau:

1. Các mốc dự án (Milestones) 🏁

   • Là những thời điểm quan trọng cần đạt được, thường thể hiện sự hoàn thành một giai đoạn lớn.
   • Trong biểu đồ Gantt, mốc được thể hiện bằng hình thoi.
   • Ví dụ: các đầu việc số 7 và 14 đánh dấu hai mốc quan trọng diễn ra vào ngày 20 và 27 tháng 8 - những mốc mà nhà tài trợ và lãnh đạo cấp cao đặc biệt quan tâm.

2. Các đầu việc tổng (Summary Tasks) 📦

   • Đại diện cho nhóm công việc lớn, bao gồm nhiều đầu việc con bên trong.
   • Thể hiện bằng một thanh đen có mũi tên ở hai đầu, chỉ điểm bắt đầu và kết thúc của nhóm việc đó.
   • Ví dụ: các việc số 1, 2, 4, 8 và 10 là đầu việc tổng trong hình.

3. Các đầu việc đơn lẻ (Individual Tasks) ⚙️

   • Là những công việc cụ thể, có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng, biểu diễn bằng thanh ngang trên trục thời gian.
   • Trong ví dụ: các việc số 3, 5, 6, 7, 9, 11, 12, 13 và 14 là các đầu việc đơn lẻ.

4. Quan hệ phụ thuộc giữa các đầu việc (Dependencies) 🔗

   • Được thể hiện bằng mũi tên nối các thanh công việc hoặc mốc dự án, cho thấy thứ tự thực hiện.
   • Ví dụ: công việc “Kiểm thử hệ thống” chỉ bắt đầu được khi “Lập trình” hoàn thành.

Lợi ích thực tiễn

• Dễ hiểu - Dễ theo dõi: chỉ cần nhìn vào chiều dài và vị trí của thanh là biết ngay tiến độ công việc.
• Thích hợp cho báo cáo: Biểu đồ Gantt là ngôn ngữ chung giữa nhà quản lý dự án, khách hàng và các bên liên quan.
• Tích hợp linh hoạt: Hầu hết các phần mềm quản lý dự án hiện đại như Microsoft Project, Asana, Trello, Notion đều hỗ trợ Gantt Chart.

Tiêu chí S.M.A.R.T

Để biểu đồ Gantt phát huy hiệu quả, mọi đầu việc được liệt kê trong đó phải được xác định theo tiêu chí SMART. SMART là viết tắt của 5 yếu tố giúp mục tiêu và công việc rõ ràng, khả thi và có thể đo lường:

Tiếng Anh	Ý nghĩa	Giải thích	Ví dụ
(S)pecific	Cụ thể, rõ ràng	Mục tiêu / công việc phải được mô tả rõ ràng - ai làm, làm gì, như thế nào	”Thiết kế giao diện đăng nhập” thay vì “thiết kế giao diện”.
(M)easurable	Đo lường được	Có cách để đánh giá được đã đạt hay chưa / tiến độ đến đâu	”Hoàn thành 100% các API”, “pass test unit 90%“
(A)chievable	Có thể đạt được	Phù hợp với nguồn lực (nhân lực, thời gian, công nghệ) và không quá tham vọng	Ước lượng thời gian thực tế, không giao quá tải cho nhóm.
(R)elevant	Thực tế, liên quan	Mục tiêu / công việc phải gắn với mục tiêu lớn của dự án / tổ chức	Mỗi đầu việc phải đóng góp trực tiếp vào sản phẩm cuối.
(T)ime-bound	Có thời hạn	Có mốc thời gian rõ ràng để biết khi nào công việc / mục tiêu kết thúc	Ghi rõ ngày bắt đầu - ngày kết thúc trong Gantt Chart.

Biểu đồ mạng lưới công việc

Biểu đồ mạng lưới công việc (Network diagram) là một kỹ thuật trực quan để biểu diễn lịch trình các công việc trong dự án, cho ta thấy mối quan hệ logic giữa các hoạt động cũng như thứ tự thực hiện của chúng.

Công cụ này còn được gọi là biểu đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique - kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình), đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong lập lịch trình dự án, đặc biệt trong quản lý dự án phần mềm, nơi có nhiều công việc phụ thuộc lẫn nhau.

Biểu đồ mạng lưới có hai loại chính:

1. 🏹 Biểu đồ mũi tên (Activity on Arrow - AOA)
2. 📦 Biểu đồ ưu tiên (Precedence Diagramming Method - PDM)

Biểu đồ mũi tên

Đây là phương pháp biểu diễn mỗi công việc bằng một mũi tên một chiều, nối hai đỉnh (nodes) – đại diện cho điểm bắt đầu và kết thúc của công việc.

💡 Ví dụ minh họa (Hình 6.2):

• Mỗi đầu việc (A, B, C, D, …) được gắn nhãn kèm theo thời lượng (ví dụ: A=1 ngày, B=2 ngày, …).
• Các mũi tên thể hiện thứ tự và sự phụ thuộc giữa các công việc trong dự án.

⚙️ Một số điểm cần chú ý:

• Đỉnh đầu (Start Node) thể hiện điểm bắt đầu dự án.
• Đỉnh cuối (End Node) thể hiện điểm kết thúc dự án.
• Mũi tên chỉ hướng thực hiện công việc.
• Công việc giả (Dummy Activity) đôi khi được thêm vào để thể hiện mối quan hệ phụ thuộc logic mà không có công việc thực tế (nhằm giữ cấu trúc logic chính xác).

📘 Ứng dụng: Biểu đồ AOA giúp dễ dàng xác định đường găng (Critical Path) - tức chuỗi công việc dài nhất quyết định thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án.

Biểu đồ ưu tiên

Đây là phương pháp phổ biến hơn trong các phần mềm quản lý dự án hiện nay (như MS Project, Primavera,…). Trong biểu đồ này, mỗi công việc được biểu diễn bằng một hộp (node) thay vì mũi tên, và mối quan hệ giữa các công việc được thể hiện bằng các đường nối (mũi tên).

💡 Hình 6.3 là ví dụ về biểu đồ ưu tiên, tương ứng với biểu đồ mũi tên ở trên. Mỗi hộp (node) chứa thông tin quan trọng của đầu việc như:

• Mã công việc (ID)
• Ngày bắt đầu & kết thúc
• Thời lượng
• Người chịu trách nhiệm

🔗 Có 4 loại quan hệ phụ thuộc chính giữa các công việc trong biểu đồ ưu tiên:

Loại quan hệ	Ký hiệu	Mô tả	Ví dụ
Finish-to-Start (FS)	Kết thúc - Bắt đầu	Công việc sau chỉ được bắt đầu khi công việc trước kết thúc.	Không thể kiểm thử hệ thống trước khi lập trình xong.
Start-to-Start (SS)	Bắt đầu - Bắt đầu	Hai công việc có thể bắt đầu gần nhau, nhưng công việc sau phải bắt đầu sau khi công việc trước đã bắt đầu.	Các hoạt động đào tạo người dùng có thể diễn ra khi hệ thống được cài đặt.
Finish-to-Finish (FF)	Kết thúc - Kết thúc	Công việc sau chỉ có thể kết thúc khi công việc trước kết thúc.	Việc kiểm thử phần mềm không thể kết thúc khi lập trình chưa hoàn tất.
Start-to-Finish (SF)	Bắt đầu - Kết thúc	Công việc trước cần được bắt đầu trước khi công việc sau có thể kết thúc. (hiếm dùng)	Nhà tài trợ phải ký bản đặc tả cuối cùng trước khi chuyên gia nghiệp vụ hoàn tất việc chốt yêu cầu.

Lưu ý

• Không nhất thiết phải đưa toàn bộ các công việc trong WBS vào biểu đồ - chỉ nên chọn những công việc có quan hệ phụ thuộc với nhau để tránh rối.
• Với các dự án lớn, có thể chia biểu đồ thành nhiều biểu đồ con hoặc chỉ biểu diễn các đầu việc chính.
• Biểu đồ này là cơ sở để xác định đường găng, từ đó giúp nhà quản lý biết công việc nào không thể bị trễ và cần ưu tiên nguồn lực.

Phân tích đường găng

Đường găng là tập hợp các đầu việc trong dự án mà việc hoàn thành đúng hạn của chúng quyết định tiến độ kết thúc toàn dự án. Đây là đường đi dài nhất trong đồ thị mạng lưới công việc và cũng là khoảng thời gian sớm nhất mà dự án có thể hoàn thành. Các đầu việc trên đường găng không có khả năng trễ hoặc xê dịch mà không ảnh hưởng đến thời hạn dự án. Nếu một đầu việc trên đường găng bị chậm, toàn bộ dự án sẽ trễ hạn trừ khi nhà quản lý dự án thực hiện các biện pháp điều chỉnh.

Ví dụ

Trong dự án quản lý bán hàng, việc tích hợp với hệ thống quản lý tài khoản nhân viên của khách hàng là một đầu việc trên đường găng. Nếu việc này chưa hoàn thành, dù các chức năng khác đã xong, dự án vẫn chưa thể kết thúc.

Để xác định đường găng, cần thực hiện các bước sau:

1. Xây dựng biểu đồ mạng lưới công việc: Liệt kê các đầu việc và mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng.
2. Xác định độ dài của từng đường đi: Mỗi đường đi bắt đầu từ điểm đầu và kết thúc ở điểm cuối của dự án.
   Ví dụ với đồ thị mạng lưới (Hình 6.2):
   • Đường 1: A-D-H-J = 14 ngày
   • Đường 2: B-E-H-J = 16 ngày → đường găng
   • Đường 3: B-F-J = 9 ngày
   • Đường 4: C-G-I-J = 14 ngày
3. Xác định đường dài nhất: Đường dài nhất chính là đường găng của dự án. Đây cũng là thời gian ngắn nhất mà dự án có thể hoàn tất.

Đường găng giúp nhà quản lý dự án lập kế hoạch dự phòng, khen thưởng hoặc phân bổ nhân lực hợp lý nếu một đầu việc trên đường găng hoàn thành sớm hoặc chậm.

Lưu ý

• Đường găng chỉ chứa thông tin về thời gian, không phản ánh độ phức tạp hay rủi ro của các đầu việc bên trong.
• Nếu một đầu việc ngoài đường găng gặp rủi ro hoặc vấn đề kỹ thuật, nó có thể trở thành trễ, từ đó thay đổi đường găng thực tế. VD: một đầu việc chỉnh sửa giao diện di động dự kiến 1 ngày, nhưng khi triển khai phát hiện không thể hoàn thành với công cụ hiện có, cần mua thư viện hoặc lập trình thêm, có thể mất 1 tuần. Khi đó, đường găng thực tế sẽ bao gồm đầu việc vừa thay đổi
• Trong trường hợp có nhiều đường đi dài nhất bằng nhau, tất cả các đường đó đều là đường găng. Nhà quản lý dự án cần theo dõi tất cả các đường găng để bảo đảm các mốc thời gian quan trọng.

Bằng việc sử dụng ngày bắt đầu sớm nhất (ES), ngày kết thúc sớm nhất (EF), ngày bắt đầu muộn nhất (LS), ngày kết thúc muộn nhất (LF) cho từng đầu việc để phân tích xê dịch và hỗ trợ quản lý nhân lực. Nhà quản lý có thể:

• Trì hoãn những đầu việc không cần thiết bắt đầu ngay để hỗ trợ các đầu việc quan trọng trên đường găng. VD: trì hoãn thời gian bắt đầu của đầu việc A (bắt đầu từ t=6 thay vì t=1) hoặc trì hoãn thời gian kết thúc (đến t=10) để có nhân lực hỗ trợ việc khác của dự án
• Bố trí nhân lực giỏi nhất để hỗ trợ kỹ thuật kịp thời cho những đầu việc quan trọng. VD: Trên đường găng B-C của dự án, nếu có thể đưa nhân lực giỏi vào để giảm thời gian thực hiện việc B xuống 6 ngày thì tổng thời gian đường găng giảm xuống còn 6+9=15 ngày

Kiểm soát lịch trình dự án 📈

Sau khi lịch trình dự án đã được xây dựng, bước tiếp theo là kiểm soát tiến độ dự án. Mục tiêu chính của việc kiểm soát lịch trình là:

1. Theo dõi trạng thái của dự án: Xác định tiến độ thực tế so với lịch trình dự kiến, nhận diện những đầu việc bị trễ so với kế hoạch.
2. Quản lý sự thay đổi: Khi phát hiện các đầu việc không theo đúng lịch trình, nhà quản lý dự án cần kiểm soát và điều chỉnh các thay đổi cần thiết để duy trì tiến độ dự án.
3. Nhận diện nhân tố ảnh hưởng: Xác định các yếu tố bên ngoài hoặc bên trong có thể ảnh hưởng đến tiến độ, như vấn đề về nhân lực, tài nguyên, hay kỹ thuật.
4. Đo lường hiệu quả và thông tin cho tổ chức: Cập nhật trạng thái tiến độ vào hệ thống dữ liệu của tổ chức, phục vụ báo cáo và quyết định của cấp quản lý.

Đầu vào của quy trình kiểm soát:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Lịch trình dự kiến của dự án
• Thông số trạng thái của dự án
• Thông tin từ tổ chức

Công cụ và kỹ thuật hỗ trợ:

• Báo cáo trạng thái dự án: Cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ từng đầu việc và tổng thể dự án.
• Công cụ kiểm soát thay đổi: Hỗ trợ quản lý các thay đổi phát sinh trong lịch trình.
• Phân tích đường găng: Giúp xác định các đầu việc quan trọng, kiểm soát mức độ xê dịch có thể có.
• Kỹ năng lãnh đạo, thương lượng: Điều phối nhân sự và nguồn lực với các bên liên quan khi cần điều chỉnh tiến độ.

Đầu ra của quy trình kiểm soát:

• Thông tin đo lường trạng thái dự án
• Cập nhật cho dữ liệu tổ chức
• Yêu cầu thay đổi và cập nhật cho kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án

Yếu tố để kiểm soát thành công:

• Lịch trình khả thi: Ước lượng thời gian và công sức phải sát thực tế, tính đến độ khó và khối lượng công việc.
• Kỹ năng lãnh đạo và quản lý: Nhà quản lý dự án cần định hướng nhóm, quản lý nhân lực, thương lượng, kiểm soát thay đổi và điều chỉnh lịch trình khi cần.