Quản lý chi phí dự án

Các khái niệm cơ sở

Đây là những khái niệm căn bản về kinh tế - tài chính nói chung và đặc thù trong quản lý dự án nói riêng mà giúp cho nhà quản lý dự án có thể phân tích, trao đổi, và thuyết phục các bên liên quan đến dự án về tính khả thi, hiệu quả, … Từ đó, có được sự đồng thuận và ủng hộ trong suốt quá trình/vòng đời của dự án.

Chi phí

Chi phí là toàn bộ tài nguyên (thường quy đổi thành tiền) đã được tiêu hao hoặc sử dụng để đạt được một mục đích cụ thể.

Nói cách khác, chính là số tiền hoặc giá trị nguồn lực mà bạn phải trả để có được hàng hóa, dịch vụ hoặc kết quả mong muốn.

Ví dụ

Khi một dự án phần mềm thuê lập trình viên, trả tiền bản quyền phần mềm, mua server, thì tất cả những khoản đó đều là chi phí.

Vì mọi dự án đều tiêu tốn tiền và tài nguyên, nên việc hiểu và quản lý chi phí là một kỹ năng sống còn đối với nhà quản lý dự án.

Lợi nhuận

Lợi nhuận là số tiền còn lại sau khi trừ đi toàn bộ chi phí. Công thức: Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phí

Ví dụ

Công ty nhận dự án phần mềm trị giá 100 triệu đồng. Sau khi trừ các khoản chi (lương nhân viên, khấu hao máy móc, điện nước, …) là 90 triệu đồng,

→ Lợi nhuận thu được = 100 - 90 = 10 triệu đồng.

Chi phí vòng đời

Đây là tổng chi phí liên quan đến sản phẩm phần mềm trong suốt vòng đời của nó - từ lúc bắt đầu phát triển cho đến khi ngừng sử dụng.

Title

Một dự án phần mềm cần 2 năm để hoàn thiện và phần mềm đó được sử dụng trong 10 năm.

• Chi phí phát triển: chi phí 2 năm đầu
• Chi phí vận hành & bảo trì: chi phí 10 năm sau

👉 Tổng chi phí vòng đời = Chi phí phát triển + Chi phí vận hành/bảo trì

Khái niệm này giúp tổ chức thấy được bức tranh tài chính tổng thể, chứ không chỉ dừng ở chi phí phát triển ban đầu.

Lợi nhuận vòng đời phần mềm

Ngược lại với chi phí vòng đời, lợi nhuận vòng đời thể hiện giá trị mà phần mềm mang lại trong suốt thời gian sử dụng. Đó có thể là:

• Số tiền tiết kiệm được nhờ phần mềm tự động hóa quy trình
• Thời gian mà nhân viên tiết kiệm được
• Cơ hội kinh doanh mới mà hệ thống/phần mềm tạo ra

Nhà quản lý dự án thường làm việc với chuyên gia tài chính để ước tính và chứng minh tính khả thi, hiệu quả đầu tư của dự án thông qua các con số này. Để từ đó dễ dàng hơn cho các nhà đầu tư khi đưa ra quyết định

Phân tích dòng tiền

Một dự án không chỉ quan tâm đến tổng chi phí, mà còn phải theo dõi dòng tiền ra - vào theo thời gian.

• Dòng tiền vào: khi dự án nhận vốn đầu tư hoặc khách hàng thanh toán.
• Dòng tiền ra: khi dự án trả lương cho nhân viên, mua thiết bị, thuê dịch vụ,…

🎯 Mục tiêu: Tạo dòng tiền dương, tức là thu nhiều hơn chi.

👉 Phân tích dòng tiền giúp cấp quản lý cao hơn quyết định thời điểm đầu tư, thứ tự ưu tiên giữa các dự án, và đảm bảo dự án không bị thiếu vốn giữa chừng.

Một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí dự án

• Sự phối hợp, hỗ trợ của khách hàng và các bên liên quan
• Trình độ, thái độ làm việc của đội dự án
• Thay đổi công nghệ hoặc công cụ mới
• Thiếu môi trường kiểm thử, thiết bị hoặc tài nguyên

Tầm quan trọng của quản lý chi phí

Các dữ liệu nghiên cứu lịch sử cho thấy việc vượt chi phí và trễ tiến độ là vấn đề phổ biến:

• Jenkins (1984), Phan (1988) và Bergeron (1992) cho thấy các dự án phần mềm vượt chi phí trung bình 33–34%.
• Nghiên cứu của Đại học Oxford (2011) trên 1.471 dự án CNTT cho thấy trung bình vượt chi phí 27%.
• Đặc biệt, 1/6 số dự án có chi phí vượt quá 200% kế hoạch, và thời gian thực hiện kéo dài 70%.

👉 Những con số này chứng minh rằng việc quản lý chi phí (cùng với phạm vi và thời gian trong bộ 3 ràng buộc) một cách khoa học và hệ thống là vô cùng cần thiết để tránh thất bại dự án.

Mục tiêu của quản lý chi phí

• Giữ dự án trong ngân sách cho phép, tránh lãng phí nguồn lực.
• Đảm bảo dòng tiền dương, tức thu vào lớn hơn chi ra.
• Tạo căn cứ minh bạch cho các bên liên quan về việc sử dụng nguồn vốn.
• Duy trì niềm tin của khách hàng và nhà tài trợ thông qua các ước lượng chính xác và báo cáo rõ ràng.

Để quản lý chi phí hiệu quả, dự án cần được tiến hành một cách bài bản và có tính hệ thống, thông qua:

• Lập kế hoạch quản lý chi phí: xác định quy trình, thủ tục, chính sách, cách đo lường chi phí.
• Tạo ước lượng tốt: tính toán hợp lý công sức, nguồn lực, thời gian.
• Sử dụng phương pháp giám sát chi phí hiệu quả: thường xuyên so sánh chi phí thực tế và chi phí dự kiến để phát hiện sai lệch sớm.

Quy trình quản lý chi phí dự án

Trong bất kỳ dự án phần mềm nào, có ba yếu tố chính tạo nên cấu trúc cốt lõi của nó: Phạm vi (phải làm gì), Thời gian (khi nào xong), Chi phí (tốn bao nhiêu tiền).

Quản lý chi phí chính là việc đảm bảo dự án hoàn thành trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ. Nói cách khác, nếu ví dự án như việc bạn xây nhà, thì “quản lý chi phí” là cách bạn điều khiển dòng tiền, vật liệu và nhân công sao cho xây đúng kế hoạch mà không bị đội giá.

Để quản lý một cách hiệu quả, một dự án thực tế thường bao gồm 4 quy trình sau 👇

Lập kế hoạch quản lý chi phí

Là bước xác định chính sách, quy trình/thủ tục và tài liệu sẽ được dùng trong toàn bộ hoạt động liên quan đến chi phí: từ lập kế hoạch, thực hiện cho đến giám sát.

Đầu ra của quy trình: 📘 Bản kế hoạch quản lý chi phí (Cost Management Plan) - tài liệu chỉ rõ cách ước lượng, phê duyệt, kiểm soát và báo cáo chi phí trong dự án.

Ví dụ

Trong dự án phát triển ứng dụng ngân hàng, bản kế hoạch này sẽ ghi rõ:

• Khi nào ước lượng chi phí được cập nhật (hàng tháng hay mỗi Sprint)
• Ai là người phê duyệt chi phí phát sinh
• Các công cụ dùng để theo dõi chi phí (như Excel, Jira Budget Plugin, hay MS Project).

Ước lượng chi phí

Là quá trình tính toán công sức, tài nguyên và chi phí cần thiết để hoàn thành từng đầu việc (task) trong dự án.

Đầu ra của quy trình: 📄 Bản ước lượng chi phí cho từng hoạt động, đầu việc, và các cập nhật cho tài liệu dự án chứa thông tin chi phí tương ứng.

Ví dụ

Nếu chức năng “Đăng nhập” trong app cần 2 lập trình viên trong 3 ngày, chi phí có thể được ước lượng như sau: 2 người × 3 ngày × 1.500.000đ/ngày = 9.000.000đ

Tương tự, các công việc khác được ước lượng và tổng hợp lại để hình thành tổng chi phí dự kiến của dự án.

Xác định ngân sách

Sau khi có ước lượng chi phí về mặt lý thuyết, nhà quản lý dự án cần phân bổ ngân sách (đã được cấp thực tế) cho từng phần công việc để tạo ra các mốc chi phí (Cost Baseline) của dự án. Mỗi mốc thể hiện số tiền được phép chi trong từng giai đoạn, từng hạng mục.

Đầu ra của quy trình: 🏦 Các mốc chi phí dự án (Cost Baselines), 💰 Yêu cầu về tài chính (Funding Requirements), 📑 Cập nhật tài liệu liên quan.

Ví dụ

Một dự án phần mềm 6 tháng có thể chia ngân sách thành:

• Tháng 1-2: Phân tích và thiết kế - 20% kinh phí,
• Tháng 3-4: Phát triển chính - 50%,
• Tháng 5-6: Kiểm thử và triển khai - 30%.

Giám sát chi phí

Đây là quá trình theo dõi, kiểm tra và điều chỉnh chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án. Mục tiêu là đảm bảo chi phí không vượt ngân sách, và nếu có thay đổi thì phải được phê duyệt.

Đầu ra của quy trình: 📊 Biểu đồ chi phí thực tế, 📈 Chi phí dự đoán, 🔄 Các yêu cầu thay đổi ngân sách, 🗂️ Cập nhật kế hoạch quản lý và tài liệu dự án.

Ví dụ

Nếu chi phí phát sinh do tăng thêm tính năng mới, nhà quản lý cần gửi “yêu cầu thay đổi” (Change Request) để xin phê duyệt ngân sách bổ sung trước khi triển khai.

Lập kế hoạch quản lý chi phí dự án

Đây là quy trình đầu tiên trong quản lý chi phí dự án. Nó nhằm xác định cách thức chi phí sẽ được hoạch định, theo dõi, và kiểm soát trong suốt vòng đời dự án.

Nhà quản lý dự án cùng với các bên liên quan, như chuyên gia tài chính, nhà tài trợ, hoặc đại diện khách hàng, sẽ thảo luận và thống nhất để tạo ra một bản kế hoạch quản lý chi phí dự án (Cost Management Plan). Bản kế hoạch này có thể ở mức tổng quan hoặc chi tiết, tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của từng dự án.

Các thông tin thường có trong bản kế hoạch quản lý chi phí:

1. Mức độ chính xác: Mỗi ước lượng chi phí phải được xác định với độ chính xác phù hợp theo quy định của tổ chức. Điều này giúp xác định rõ biên độ dao động chấp nhận được của chi phí. Ví dụ: Một công việc có thể hoàn thành trong vòng 2 ngày ±20%, tức là công việc đó có thể xong chỉ trong 1.6 ngày hoặc mất đến 2.4 ngày

2. Đơn vị đo: Mọi ước lượng cần ghi rõ và nhất quán về đơn vị sử dụng, chẳng hạn như: giờ công (man-hours), ngày công (man-days), hay tháng công (man-months)

3. Thủ tục của tổ chức: Một số tổ chức yêu cầu mỗi đầu việc trong WBS (Work Breakdown Structure) phải được liên kết với một tài khoản kế toán có mã định danh riêng. Điều này giúp việc theo dõi chi phí kế toán và kiểm soát ngân sách thuận tiện, chính xác.

4. Kiểm soát các ngưỡng: Dự án thường được cho phép dao động chi phí ±10% so với kế hoạch, tùy quy định từng tổ chức. Khi vượt quá ngưỡng này, dự án cần xem xét và điều chỉnh chính thức.

5. Quy định về đo lường: Nếu dự án áp dụng phương pháp quản lý giá trị thu được (EVM - Earned Value Management)**, bản kế hoạch phải nêu rõ: Chu kỳ đo lường chi phí thực tế (bao lâu đo một lần), Mức độ chi tiết cần đo (từng hạng mục hay giai đoạn).

6. Định dạng báo cáo: Các quy định về biểu mẫu báo cáo chi phí, tần suất báo cáo, và người chịu trách nhiệm lập báo cáo.

7. Mô tả quy trình: Trình bày cụ thể các bước tiến hành để quản lý chi phí: cách thức thu thập dữ liệu, tổng hợp, báo cáo và phê duyệt.

Ước lượng chi phí dự án

Hoạt động ước lượng chi phí, thường được thực hiện song song với việc ước lượng thời gian của các công việc trong dự án.

• Mục tiêu: xác định chi phí về thời gian, nhân lực, và tài nguyên cần thiết cho từng đầu việc.
• Kết quả đầu ra: tạo nên các mốc chi phí (cost milestones) và tổng chi phí dự án, phục vụ cho các bước tiếp theo như lập dự toán kinh phí và giám sát chi phí.
• Các phương pháp ước lượng: từ trên xuống, tham số, bottom-up, 3 điểm, …

Lập dự toán kinh phí dự án

Lập dự toán kinh phí là việc phân bổ chi phí đã ước lượng cho từng nguồn lực, đầu việc trong bảng phân rã công việc (WBS). Các đầu mục công việc này được dựa trên các hoạt động trong bảng WBS.

Mục tiêu chính của quy trình lập dự toán là:

• Tạo được các mốc về kinh phí (cost baseline): Các mốc này sẽ giúp xác định dòng tiền cần thiết cho từng giai đoạn của dự án, làm cơ sở yêu cầu khách hàng/chủ đầu tư thanh toán để dự án có đủ kinh phí hoạt động.

• Xác định chi phí dự phòng cho dự án: Chi phí này thường dự phòng cho rủi ro lường trước được (yêu cầu chưa rõ ràng, công nghệ không đáp ứng, …) và rủi ro không lường trước được (thiên tai, dịch bệnh, …). Tổ chức cũng thường có phương pháp tính chi phí dự phòng riêng, ví dụ: Chi phí dự phòng bằng khoảng 5% hoặc 10% chi phí ước lượng của dự án.

Để lập được dự toán kinh phí mà phản ánh chính xác thực tế và rủi ro tài chính của dự án, ta cần nhiều tài liệu đầu vào:

• Bảng kế hoạch quản lý chi phí.
• Các mốc thời gian quan trọng của phạm vi dự án.
• Ước lượng hoạt động và cơ sở của ước lượng.
• Kế hoạch dự án tổng thể.
• Kế hoạch cho mỗi nguồn lực.
• Bảng quản lý rủi ro.
• Hợp đồng và tài liệu quy trình của tổ chức.

Sau khi có dự toán, ta có thể đo lường hiệu năng và xác định yêu cầu tài chính của dự án. Quy trình này cũng có thể dẫn tới việc cập nhật lại tài liệu dự án, như: Thêm/sửa/xóa một phần phạm vi yêu cầu, hoặc thay đổi kế hoạch dự án, …

Mỗi tổ chức có quy trình và tiêu chuẩn riêng cho việc phân bổ kinh phí cho nguồn lực và tài nguyên. Do đó, cách lập dự toán cũng phải phù hợp với quy trình nội bộ. Ví dụ:

• Trong Agile/Scrum, mỗi đầu việc cho cá nhân được khuyến nghị ≤ 2 ngày công.
• Một số tổ chức cần dự toán cho công tác phí, thuê mua, chi phí thường niên, hoặc chi phí nhân công trả cho dự án.

Thông tin này còn giúp tổ chức:

• Theo dõi, quản lý công việc thuộc và không thuộc dự án.
• Tối ưu chi phí bằng cách so sánh, điều chỉnh hoạt động.
• Phục vụ khai báo thuế hoặc báo cáo chi phí hoạt động.

Dự toán kinh phí cho dự án CNTT sử dụng ngân sách Nhà Nước

• Đối với các dự án CNTT sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước, việc lập dự toán kinh phí phải tuân thủ quy định của cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể, quy trình và phương pháp tính chi phí được hướng dẫn theo Công văn 2589/BTTTT-ƯDCNTT (24/8/2011) - còn gọi là phương pháp ca sử dụng (Use Case).

• Phương pháp này quy định cách xác định chi phí phát triển phần mềm dựa trên mức độ phức tạp (B, M, T), hệ số kỹ thuật và môi trường, cùng với đó là giờ công (H).

• Do còn nhiều điểm chưa thống nhất, Thông tư 04/2020/TT-BTTTT (ban hành theo Quyết định 1649/QĐ-BTTTT) đã được ban hành để chuẩn hóa và cập nhật quy định về lập, quản lý chi phí cho dự án đầu tư ứng dụng CNTT bằng vốn ngân sách.

Giám sát chi phí

Giám sát chi phí là quá trình theo dõi tình hình chi tiêu thực tế, so sánh với kế hoạch đã được duyệt và kịp thời điều chỉnh nếu có sai lệch. Mục tiêu là:

• Đảm bảo dự án luôn nằm trong phạm vi ngân sách.
• Phát hiện sớm sai lệch để không vượt chi phí.
• Cập nhật các thay đổi chi phí đã được phê duyệt.
• Báo cáo tình hình tài chính minh bạch tới các bên liên quan.

👉 Nói ngắn gọn: đây chính là lúc ta biến con số trên kế hoạch thành hành động thực tế và đo xem có đi đúng hướng không.

Những tài liệu dùng làm đầu vào để giám sát chi phí gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Yêu cầu về tài chính của dự án
• Dữ liệu về hiệu quả công việc
• Tài liệu quy trình dự án

Đầu ra chính gồm:

• Thông tin về hiệu quả công việc
• Dự báo chi phí dự án
• Yêu cầu thay đổi (nếu cần)
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án và tài liệu dự án cùng tài liệu quy trình của tổ chức (nếu có điều chỉnh)

Công cụ & kỹ thuật giám sát

• Phần mềm quản lý chi phí/dự án: MS Project, Jira, DevOps, hay bảng Excel chuẩn hóa, …
• Hệ thống kiểm soát thay đổi (Change Control System): để ghi nhận, phê duyệt hoặc từ chối điều chỉnh chi phí, nhất là xác định các bước thay đổi mốc chi phí.
• Phương pháp quản lý giá trị thu được (Earned Value Management - EVM): công cụ đo lường hiệu quả công việc nói riêng và đánh giá hiệu năng của dự án nói chung

Phương pháp quản lý giá trị thu được - EVM

EVM là công cụ giúp đo lường tiến độ và chi phí dựa trên dữ liệu định lượng thực tế. Nó bao gồm việc tính toán 3 giá trị PV, AC và EV cho mỗi công việc hoặc nhóm công việc có trong bảng phân rã công việc WBS. Để từ đó luận ra các giá trị còn lại góp phần thu thập đầy đủ thông tin hiệu quả công việc (một trong những đầu ra của quy trình giám sát).

Ký hiệu	Thuật ngữ	Giải thích	Công thức
PV	Planned Value	Giá trị kế hoạch, chi phí theo kế hoạch cho khối lượng công việc dự kiến hoàn thành tại thời điểm đánh giá.
EV	Earned Value	Giá trị đạt được, chi phí ước tính cho khối lượng công việc đã hoàn thành thực tế.
AC	Actual Cost	Chi phí thực tế, số tiền thực sự đã chi ra cho phần công việc đã hoàn thành.
BAC	Budget at Completion	Ngân sách (tổng chi phí) dự kiến khi hoàn thành toàn bộ dự án.
EAC	Estimate at Completion	Tổng chi phí dự kiến tính đến thời điểm hoàn thành, dựa vào dữ liệu tại thời điểm hiện tại	EAC = AC + (BAC - EV) / CPI
ETC	Estimate to Complete	Ước tính phần chi phí còn lại cần để hoàn tất dự án tính từ thời điểm hiện tại	ETC = EAC - AC
CPI	Cost Performance Index	Chỉ số hiệu suất chi phí, <1: vượt chi phí; =1: đúng chi phí; >1: tiết kiệm chi phí	CPI = EV / AC
SPI	Schedule Performance Index	Chỉ số hiệu suất tiến độ, <1: chậm tiến độ; =1: đúng tiến độ; >1: nhanh tiến độ	SPI = EV / PV
CV	Cost Variance	Sai lệch chi phí (dương: tiết kiệm, âm: vượt)	CV = EV - AC
SV	Schedule Variance	Sai lệch tiến độ (dương: nhanh, âm: chậm)	SV = EV - PV
VAC	Variance at Completion	Mức vượt hoặc tiết kiệm so với ngân sách ban đầu	VAC = BAC - EAC

Ví dụ minh họa EVM

Giả sử bạn đang quản lý một dự án phần mềm có tổng chi phí dự kiến (BAC) là 20 triệu đồng. Dự án gồm 10 đầu việc, mỗi đầu việc 2 triệu đồng. Sau 3 ngày, tình hình thực tế là:

• Hoàn thành 2 đầu việc và 50% đầu việc thứ 3.
• Chi phí thực tế đã chi: 8 triệu đồng.

Từ đó ta có:

• PV = 3 × 2 = 6 triệu đồng (giá trị kế hoạch)
• EV = 2,5 × 2 = 5 triệu đồng (giá trị đạt được)
• AC = 8 triệu đồng (chi phí thực tế)

Tính tiếp:

• CPI = 5 / 8 = 0.625 < 1 (Chi phí cao hơn kế hoạch → hiệu suất thấp)
• SPI = 5 / 6 = 0.833 < 1 (Tiến độ chậm hơn kế hoạch)
• EAC = 8 + (20 - 5) / 0.625 = 32 triệu đồng > BAC (Dự kiến vượt ngân sách)
• ETC = 32 - 8 = 24 triệu đồng (Còn cần thêm 24 triệu để hoàn thành)
• VAC = 20 - 32 = -12 triệu đồng (Dự án vượt chi phí 12 triệu nếu không cải thiện)

Lưu ý

• Cần đo EVM định kỳ (tuần/tháng).
• Thiết lập ngưỡng cảnh báo (nếu CPI hoặc SPI < 0.9 → cần điều chỉnh).
• Mọi thay đổi về chi phí phải đi qua quy trình kiểm soát thay đổi.
• Báo cáo chi phí cần có đồ thị xu hướng, so sánh dự báo - thực tế, và giải pháp khắc phục.